Как платить НДФЛ за сотрудника, который работает удаленно за границей

Порядок обложения НДФЛ доходов физлиц, которые работают удаленно, в том числе за границей, зависит: от вида заключенного договора – трудовой или ГПД; типа работодателя – организация или ИП; места выполнения работ и налогового статуса – для всех ГПД и сотрудников по трудовому договору с ИП.

Трудовой договор с компанией

Правило применяют только к доходам по трудовому договору с российской организацией или подразделением иностранной компании, зарегистрированным в России, такие доходы признали доходами от источников в РФ. Это следует из подпункта 6.2 пункта 1 статьи 208 и пунктов 3, 3.1 статьи 224 НК.

К дистанционным сотрудникам не относятся сотрудники, которые работают в обособленном подразделении российской организации, зарегистрированном за пределами России. Доходы таких сотрудников являются доходами от источников за пределами России. Налоговый резидент РФ задекларирует доход и уплатит НДФЛ сам, нерезидент декларировать доход и платить НДФЛ не обязан (подп. 6.2 п. 1 ст. 208 НК, письмо Минфина от 10.10.2023 № 03-04-06/96059).

Доходы

К доходам от трудовой деятельности в целях применения подпункта 6.2 пункта 1 статьи 208 относят (письмо ФНС от 13.11.2023 № ЗГ-3-11/14749):

• зарплату и производственные премии;
• отпускные;
• больничный за первые три дня болезни;
• командировочные расходы, в том числе по найму жилья, проезду;
• любые выплаты, которые связаны с трудовой деятельностью. Например, в трудовом договоре или ином ЛНА прописаны материальная помощь, премии к юбилею.

Иные доходы дистанционщиков облагайте в прежнем порядке в зависимости от статуса налогоплательщика. Например, доходы по трудовому договору с ИП, доходы по ГПД, дивиденды.

Оформление

Трудовой договор должен быть оформлен именно на дистанционную работу, и необходимо непосредственно дистанционное выполнение трудовой функции.

Вычеты

Несмотря на то что доходы сотрудников на удаленке облагают НДФЛ по прогрессивной шкале ставок 13 (15) процентов независимо от статуса сотрудника, налоговый статус нужно контролировать для вычетов. Налоговые вычеты положены только резидентам. Чтобы не ошибиться с вычетами и не занизить налоговую базу по НДФЛ, укажите в трудовом договоре обязанность дистанционного работка сообщать о переезде за рубеж.

Подтверждение удаленки

НК не содержит перечень документов, которыми необходимо подтвердить дистанционную работу. На практике основной подтверждающий документ – трудовой договор с условиями о дистанционной работе. Но одного договора при проверке может быть недостаточно, чтобы подтвердить, что сотрудник фактически работает удаленно.

Дополнительным подтверждением факта удаленки может быть отчет пропускной системы в офис, отчет системы контроля рабочего времени сотрудника и любые другие документы, которые есть у работодателя и свидетельствуют об удаленной работе.

Опасно устанавливать дистанционную работу абсолютно всем сотрудникам. Удаленка возможна только для сотрудников, должность и должностные обязанности которых действительно позволяют трудиться удаленно.

Трудовой договор с ИП или ГПД

Где сотрудник получил доход, зависит от того, как прописали в его трудовом договоре или гражданско-правовом договоре место выполнения работы.

Если в договоре с сотрудником указано место работы в РФ, НДФЛ считайте по ставке 13 (15) процентов, если он налоговый резидент РФ, или по ставке 30 процентов, если нерезидент.

Если в договоре указано место работы за границей, работодатель не удерживает НДФЛ с доходов работника независимо от налогового статуса сотрудника. В этом случае налоговый резидент РФ задекларирует доход и уплатит НДФЛ сам, нерезидент декларировать доход и платить НДФЛ не обязан.

Больше полезной информации вы найдете в Системе Главбух.